Erfolgreiche Automatisierung: Das interne Projekt‑Team und innovative Projekt‑Tools sind der Schlüssel

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Die Vorteile von Automatisierung sind eindeutig – niedrigere Kosten, eine geringere Fehlerquote sowie schnellere und effizientere Prozesse. Aber wie viel Zeit benötigen Teams, um diesen Heiligen Gral zu finden? Wie lassen sich die wichtigsten Akteure auf das vorbereiten, was sie erwartet und befähigt, das gesamte Projekt mit ruhiger Hand über die Bühne zu bringen? Erfolg ist nicht nur eine Frage des Lieferanten und der Technologie, obwohl sie eine wichtige Rolle spielen. Eine oft vergessene, aber tragende Säule eines jeden Projekts ist eine andere: die Zeit der Mitarbeiter.

Automatisierung betrifft das mittlere Management wie IT Manager, Logistikleiter oder Abteilungsleiter aus den Bereichen Qualitätsmanagement und Produktion. Eben diese Leute benötigen die Kapazitäten, um auf dem Projekt arbeiten zu können und dadurch die neuen Möglichkeiten in der internen Logistik voll ausgeschöpft werden. Aber genau das schreckt viele Unternehmen davon ab, Automatisierungsprojekte durchzuführen. Unternehmen, die mit Personalmangel zu kämpfen haben, sehen in der Automatisierung mögliche Lösungen – schließlich soll sie helfen, Arbeitskräfte „einzusparen“. Aber wie sieht so eine Lösung aus?

Um sich dieser Frage anzunähern, müssen wir zunächst die Risiken betrachten, welche eine erfolgreiche Durchführung des Projekts erschweren können.

Folgende sind die fünf häufigsten:

• Es gibt keine genau spezifizierte Aufgabe für den Lieferanten.
• Das Zielkonzept beschreibt einige mögliche Szenarien nicht. Sehr oft wird nur die Möglichkeit “alles läuft nach Plan” beschrieben – es fehlt der Blick auf möglicherweise auftretende Fehlerzustände sowie die Prozesse, diese zu beheben.
• Es wird nicht genug Zeit für das Prototyping, das Testen und die Unit Tests eingeplant. Das System wird also schon in der Vorbereitungsphase nicht ordentlich debuggt.
• Nachdem das System in den Wirkbetrieb übergegangen ist, fehlt ebenfalls die Zeit für das Debuggen von Prozessen und die Betriebsoptimierung.
• Die wichtigsten Nutzer des Systems verlassen das Unternehmen und nehmen ihr projektrelevantes Wissen und die Definition der Aufgaben mit.

Genau diese Szenarien gilt es zu vermeiden. Sobald sie identifiziert sind, ist eine Vorbereitung darauf möglich. Bereits im Vorfeld kann ein geeigneter Lieferant identifiziert und ein Modus der Zusammenarbeit sowie weiterführender Beratung etabliert werden. Eine Frage aber bleibt: Was darf ein Projekt alles beinhalten, damit die Mitarbeiter noch in der Lage sind, es zu stemmen?

Das Team auf den Umfang des Projekts vorbereiten und einen Schritt voraus sein

Schauen wir uns das typische Beispiel eines Projekts für ein voll automatisiertes Warenlager mit automatischen Kränen, Robotern und Fließbändern an. Die Lieferung der gesamten Lösung, inklusive Software-Integration, kann auf Seiten des Lieferanten bis zu 300 Manntage in Anspruch nehmen. Um den Erfolg des Projektes sicherzustellen und um die oben genannten häufigsten „Fehler“ zu vermeiden, sollte dieselbe Zeit für das Projekt eingeplant werden. Obwohl sich das nach erschreckend viel Zeit anhört, zeigt ein Blick auf die Zahlen, dass diese Annahmen in der Realität durchaus zutreffend sind.

Es sind genau diese Komplexität und die unternehmensweiten Auswirkungen eines Projektes, die es verzögern oder gar zum Erliegen bringen können. Gleichzeitig sind sie der größte Mehrwert, den Kunden zu schätzen wissen, sobald die Implementierung abgeschlossen ist. Es gibt allerdings einen Haken: Man darf niemals den Vorbereitungsaufwand unterschätzen. Bei der Automatisierung geht es eben nicht um ein einfaches Neuaufsetzen der Prozesse im Lager. Um ein Projekt strategisch anzugehen, ist es wichtig, auch Spezifikationen in anderen Bereichen sicherzustellen und zu überwachen:

• Änderungen in den Prozessen in Logistik und Produktion,
• Änderungen und Erweiterungen, um innerhalb von Informationssystemen unterstützen zu können,
• Änderungen im Grundriss des Lagers – manchmal sogar umfassender Bauarbeiten.

Manche mögen nun einwerfen, dass dies das Projekt beinahe exponentiell verlängert. Das muss aber nicht sein, wenn man von Anfang an auf die richtigen Tools und den richtigen Ansatz setzt. Aimtec schöpft seine Expertise, wie sich komplexe Projekte am besten durchführen lassen aus Dutzenden, wenn nicht gar Hunderten von Automatisierungsprojekten. Unsere Lösung beruht auf drei Säulen.

• Digital Delivery erhöht die Flexibilität und ermöglicht einen schnellen Return on Investment.
• Eine konfigurierbare Lösung macht es leichter, während des Projekts sowie danach noch an Stellschrauben zu drehen.
• Ein „selbstwartendes” Informationssystem spart Zeit, Geld und hilft beim Trainieren neuer Leute

Heute schauen wir uns die digitale Lieferung an. Zwei weitere Säulen von Automatisierungsprojekten betrachten wir im nächsten Artikel.

Digital Delivery – viele Vorteile schon beim Ausrollen

Digital Delivery ermöglicht, ein zu Beginn sehr einfaches und letztlich sehr komplexes Projekt auszurollen. Gleichzeitig nutzt es die Flexibilität der Digitalisierung und wendet sie auf das Projekt-Deployment an. Was bedeutet das in der Praxis?

„Das Ziel ist die schnellstmögliche Auslieferung der einfachsten vernünftigen Lösung, die der Kunde sofort nutzen kann. „Das Ziel ist die schnellstmögliche Auslieferung der einfachsten vernünftigen Lösung, die der Kunde sofort nutzen kann.. Gleichzeitig können die Kunden die Lösung an ihre spezifischen Anforderungen adaptieren, die sich während des laufenden Betriebs anpassen, je nach täglichem Bedarf in der Logistik oder in der Produktion“, sagt Rostislav Schwob, Supply Chains Solution Director bei Aimtec.

Gleichzeitig behebt Digital Delivery viele der beschriebenen Probleme. Logistik ist immer etwas Dynamisches. Alle möglichen Wege und Lösungen vor Beginn eines Projektes vorauszusagen, ist sehr kompliziert. Die Möglichkeit, dem System Funktionalitäten schrittweise hinzuzufügen, die nicht Teil der ursprünglichen Aufgabenbeschreibung waren oder eine geringe Priorität hatten, kann am Ende entscheidend für den Erfolg sein.

Digital Delivery ist mehr, als ein Projekt auszuliefern, das zur Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen in einem Unternehmen führt. Es bedeutet auch die Digitalisierung und Automatisierung des Projekts an sich. Der größte Mehrwert wird hier bei relativ standardisierten Aktivitäten sichtbar, beispielsweise beim Testen, Trainieren und der Dokumentation.

Projektfluss und Raum für Digitalisierung finden

1.       Das Zielkonzept

Mit dem Zielkonzept sollte der Lieferant eine Dokumentation liefern können – eine Art digitalen Leitfaden, der den Kunden durch das System, beziehungsweise die Anwendung führt. Damit sind die Möglichkeiten für den Kunden verständlicher und die Vorteile besser greifbar. Das Zielkonzept transportiert das integrierte Know-how und die Best Practices auf dem jeweiligen Gebiet.

2.        Prototyping, Unit Tests und Integration Tests 

Die Erfahrung hat gezeigt, dass die meisten Missverständnisse ihren Ursprung im Beginn des Projekts haben, wenn mündliche Absprachen stattfinden. Um dem vorzubeugen, muss ein testbarer Prototyp so schnell wie möglich bereit stehen. Die am besten geeignete Variante für spezifische Anforderungen des Kunden lässt sich anhand eines solchen Prototyps vergleichsweise einfach herausfinden.

Der digitale Simulator ist ein weiteres sehr nützliches Tool beim Designen komplexer Lösungen. Damit lassen sich falsch definierte Prozesse und Sackgassen aufspüren. Das Ziel ist es, den Verifizierungsprozess des vorgeschlagenen Konzepts so stark wie möglich zu verkürzen. So ein Simulator kann die Projektlaufzeit um bis zu 30 Prozent verringern; die Prototypisierungsphase sogar um bis zu 50 Prozent. Damit lässt sich sowohl auf Kunden- als auch auf Lieferantenseite wertvolle Zeit sparen – gerade dann, wenn die Technologien, die eingesetzt werden sollen, noch nicht geliefert wurden und die Unit Tests, die den technischen Reifegrad sicherstellen sollen, noch nicht durchgeführt wurden.

Digitaler Simulator eines automatisierten Lagers. Quelle: Aimtec

Das grafische Konfigurations-Tool ist ein weiterer wichtiger Punkt. Es hilft beim allgemeinen Ausgestalten der Prozesse sowie der Integration von benötigtem Equipment in eine leicht verständliche Umgebung, in der keine Programmierkenntnisse benötigt werden. Mit einem solchen Tool können Nutzer viele verschiedene Varianten definieren und trotzdem den Überblick behalten. Es unterstützt auch die automatische Dokumentation: die Prozesse, die in dem Tool angelegt werden, werden automatisch dokumentiert, ohne dass es händischer Einträge bedarf. Die Dokumentation ist dann zu jeder Zeit mobil in der Online-App verfügbar.

3.      Trainings digitalisieren

Selbst wenn die Anwendungen benutzerfreundlich und leicht zu bedienen sind, gibt es immer einen Trainingsbedarf des internen Teams, um zu lernen, wie sie in der Praxis damit arbeiten können. In Fällen, in denen Lieferant und Kunde sich an weit voneinander entfernten Standorten befinden, kommen persönliche Trainings vor Ort zeitlich und finanziell nicht in Frage. Deshalb verfügt Aimtec über viele Trainingsressourcen, die online und in digitaler Form zur Verfügung stehen. Dies ermöglicht dem Kunden-Team auch, sein Wissen kontinuierlich aufzufrischen und neue Mitarbeiter schnell und einfach einzuarbeiten. Die Video-Trainings-Sessions dienen als zusätzliches Tool, durch das der Kunde die Anwendung noch vor dem Start der eigentlichen Definition des Projekts kennenlernen kann. Damit kann er sich mit den Möglichkeiten und dem Umgang mit der Anwendung vertraut machen.

Ein Deployment-Projekt, wie etwa für ein voll automatisiertes Warenlager zu digitalisieren, kann, wie aufgezeigt wurde, Zeit und Geld sparen. Gleichzeitig verringert es mögliche Missverständnisse auf beiden Seiten. Aber wie sieht es aus, wenn das System in den Wirkbetrieb geht? Wie kann Automatisierung am besten automatisiert werden? Die Antwort auf diese Fragen finden Sie in einem weiteren Beitrag.

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