Ve chvíli, kdy kamion opouští brány vašeho areálu, v cílové destinaci už vědí, co je naloženo a kdy zboží dorazí. Luxus? V případě automotive naprostý standard, protože dodavatelé v okamžiku expedice posílají zákazníkovi takzvané avízo o dodávce (Advanced Shipping Notice – ASN). ASN je vedle odvolávek klíčovou zprávou dodavatelského řetězce. Poskytuje totiž informace o právě probíhající dodávce – informuje o tom, jaké zboží, v jakém množství a balení bude kdy dodáno. To vede k optimalizaci dodavatelsko-odběratelského řetězce, k přesnějšímu plánování výroby i k optimalizaci skladových zásob.
Konkrétní obsah avíza se může lišit na základě různých standardů, a to i přesto, že zákazníci používají stejný standard EDI zprávy, ale různé verze. Někdy ho také najdete pod jinými názvy: Manifest, DESADV nebo EDI 856. Vždy byste však v ASN měli najít základní informace o právě probíhající dodávce:
- informace o objednávce/odvolávce,
- datum a čas dodání,
- lokalitu dodávky,
- počet a kódy palet nebo jiných balení a jejich váhu,
- informace o druhu zboží,
- informace o dopravci.
Čím výše jste v rámci dodavatelského řetězce, tím spíše se setkáte s tím, že si automobilka/TIER 1 určuje i konkrétní čas a místo vykládky, tedy bránu, ke které musí kamion přijet. V takovém případě se bavíme o Just-in-Time dodávkách. Automobilky totiž nemají kapacity na to, aby si dělaly zásoby jednotlivých komponent, a právě proto vyžadují konkrétní čas dodání. Celou výrobu a návazný dodavatelský řetězec proto sladí tak, aby jim jednotlivé díly dorazily v době, kdy je potřebují namontovat, nebo jen v nejkratší potřebné době před montáží. V případě dodávání přímo na výrobní linku se bavíme o Just-in-Sequence dodávkách. O těch vám povíme příště.
TIP: Stáhněte si náš e-book
ASN jako podklad pro příjemku i fakturaci
ASN není jen obyčejnou informací o odeslaném zboží, slouží také k fyzické kontrole dodávky. Při příjmu na straně zákazníka dochází k identifikaci jednotlivých manipulačních jednotek – nejčastěji pomocí čárových kódů – a k jejich zpětné kontrole v souladu s ASN. Automaticky je tak zkontrolováno, zda bylo dodáno opravdu všechno zboží, které bylo avizováno. Celý proces především šetří čas a snižuje chybovost.
V neposlední řadě je ASN jedním z podkladů pro fakturaci, ať už v klasickém nebo takzvaném self-billing systému. Jedině zboží podle potvrzených avíz o dodávce, která souhlasí se skutečnými dodávkami, můžete automobilce fakturovat. I zde se ale můžete setkat s postihy – za neodeslání ASN, za jeho pozdní odeslání, za dodání jiného zboží, než je uvedeno v avízu, nebo za jeho chybný formát, který automobilka nemohla přečíst.
Chcete se takovým chybám a následným pokutám vyhnout? Pořiďte si takový EDI systém, který vám umožní flexibilitu v počtu zákazníků i standardů zpráv, stejně tak jako úpravy dat podle specifických požadavků vašich zákazníků na formát a strukturu dat.
Jeden takový pro vás máme.