Sedm kroků k úspěšnému zavedení EDI

Zavedení EDI je náročné jak technicky, tak organizačně. Ačkoli outsourcing může proces zavedení nového systému zkrátit, je vždy důležité myslet na komplexnost celého projektu tak, aby byl zaručen jeho úspěch. Jak se na zavedení EDI připravit, jsme shrnuli do sedmi jednoduchých kroků. 

 1. Specifikujte požadavky

Hned na začátku přesně specifikujte, co od EDI řešení potřebujete. Důležité je také ověřit, zda vaše ERP umí zpracovávat data pro automotive, tedy jestli umí reagovat na odvolávky, zabalit ASN nebo zda si poradí s tzv. self-billingem. Někteří dodavatelé EDI mají sice již  připravená řešení pro většinu automobilek, přesto je třeba upřesnit, co všechno musí vaše EDI umět.

• Jaké procesy je nutné pokrýt? Objednávky, ASN, fakturace? Jaké další?
• Bude třeba data jen odesílat, jen přijímat nebo odesílat i přijímat zároveň?
• Kolik bude třeba připojit partnerů?
• Je třeba EDI integrovat s ostatními systémy? Jakými?
• Požadují po vás zákazníci určité standardy nebo protokoly? EDIFACT, VDA, ANSI X12, z protokolů pak OFTP/2, AS2, X.400, SFTP, RosettaNet… 

2. Vyberte tým

Jen dobře sestavený správný tým pomůže vyřešit implementaci EDI. Ujasněte si, kdo se může projektu věnovat interně a co naopak budete vyžadovat od externího dodavatele. Rozdělte role a jasně definujte, kdo má rozhodovací pravomoci. Pokud chcete tým minimalizovat, hledejte v dalším bodě volbu outsourcing. 

3. Zvolte způsob (on-premise vs. outsourcing)

To, zda budete EDI spravovat na svých interních serverech nebo ji budete outsourcovat, je klíčové rozhodnutí, které je třeba učinit hned na začátku. Každý způsob má své výhody i nevýhody, ale čím dál víc se vyplácí zavést EDI jako službu. Podle jakého klíče se rozhodnout, najdete například v našem e-booku.

4. Určete partnera

Jak již bylo řečeno, EDI je jedním z klíčových procesů ve firmě. Je nanejvýše důležité mít partnera, který vám pomůže nejen na začátku, kdy nové řešení zavádíte, ale který je vám k dispozici i po spuštění. Při výběru se zaměřte na několik hlavních bodů:

• Jaké má dodavatel zkušenosti? Pohybuje se ve vašem sektoru?
• Dodává partner své vlastní řešení nebo implementuje cizí software?
• Umí partner integrovat EDI na ostatní systémy?
• Jak je zajištěna aktualizace systému?
• Jak partner reaguje na nové požadavky automobilek a rozšíření vašeho projektu?
• Jaká je cenová struktura nabízeného řešení?

5. Integrujte na okolní systémy

Zavedení EDI nedává smysl bez integrace na informační systém. Jedině tak dojde k eliminaci chyb a vy se vyvarujete zbytečného přepisování. Zároveň se zajistí plynulý a automatizovaný přenos informací a změn požadavků od zákazníka, na které musí výroba reagovat. 

6. (Ne)vyvíjejte mapy

Pro hladký průběh komunikace je třeba mapovat jednotlivé dokumenty a položky v nich. Každý systém a zákazník totiž mohou mít odlišnou strukturu zpráv. Mapování vám zajistí, že se stejné položky načtou do jednotlivých zpráv a systémů tam, kam mají. Vývoji map se zpravidla věnují speciální týmy, které mají s mappingem zkušenost. Expertní znalost dodavatele EDI řešení je tedy v tomto případě nezastupitelná. 

7. Testujte a nakonec spusťte

Posledním krokem je testování, ideálně na reálných datech. Při této fázi se ještě můžou odhalit drobné chyby, které při nastavování a programování nenastaly. Test systému před jeho finálním spuštěním je další zárukou, že se při ostrém provozu nevyskytnou žádné komplikace.  Jakmile se ukáže, že všechny testy dopadly dle očekávání, nezbývá než systém spustit a začít automatickou výměnu dat ve vašem dodavatelsko-odběratelském řetězci využívat naplno.